Todo SAP Bussines ONE

En el mundo de los negocios actual, seleccionar las herramientas de software adecuadas para gestionar con efectividad y en tiempo real todas las áreas de una empresa es la diferencia determinante entre obtener el éxito y fracasar. Sobre todo en aquellas pequeñas y medianas empresas que no tienen los recursos suficientes como para cometer errores y volver a comenzar. En el ámbito de los negocios y la producción, los errores se pagan caros.

En este sentido, la elección de una buena solución vía software, a través de un sistema ERP, por ejemplo, es un factor que no puede ser dejado al azar, o al principio del ensayo o error, ya que de su buen funcionamiento y capacidad depende que nuestra empresa continúe con sus actividades. Es decir que es un punto más que crítico al momento de decidir si queremos sobrevivir o estancarnos y finalmente desaparecer.

Es por ello que es absolutamente necesario que la herramienta de gestión que seleccionemos para la tarea debe ser reconocida y probada. En este sentido, la solución lógica a este problema es SAP Business One, una herramienta ERP capaz de administrar el flujo de trabajo actual de una empresa, e ir creciendo con la misma a medida que se establece en el mercado y sus estrategias rindan sus frutos.

SAP Business One ofrece todo lo necesario para que nuestra empresa crezca, a un costo razonable y ajustable a las proporciones futuras de la compañía, pero además es posible implementarlo de manera sencilla y rápida en prácticamente cualquier escenario de negocios y producción, es sencillo de utilizar, sólo se requiere una breve curva de aprendizaje y aprovecha al máximo la estructura y los recursos que tengamos en la empresa, lo que significa que no deberemos adquirir hardware adicional.

En este artículo sobre SAP One conoceremos las características más importantes de este sistema de gestión de recursos, una solución completa para las necesidades de ventas, relaciones con el cliente, inventario, operaciones, datos financieros y recursos humanos, tanto de pequeñas como de medianas empresas, que también puede ser utilizado por divisiones o filiales de compañías más grandes, gracias a sus flexibilidad e interoperabilidad con otros sistemas.

Principales beneficios de SAP Business One

La característica más importante de SAP One es proporcionar acceso rápido y sencillo a todos los datos que se producen en la compañía, incluyendo repositorios completos y documentos, que se constituyen en lo más importante y verdaderamente necesario para el proceso en tiempo real de cualquier tipo de negocio.

En esto tiene mucho que ver la arquitectura cliente/servidor utilizada en SAP Business One, la cual asegura que los recursos de sistema sean distribuidos de manera estable, lo que se traduce en un procesamiento eficiente de las transacciones necesarias en los negocios. Por otra parte, la posibilidad que ofrece el sistema de crecer junto a las necesidades de la empresa, es decir la escalabilidad, permite extender el rango de las actividades de negocio de las empresas en forma gradual, partiendo de una base que se encuentra ya constituida y probada.

Es aquí en donde SAP One muestra su verdadera importancia, ya que es capaz de brindar información real de las principales áreas de una empresa, como por ejemplo ventas, producción, contabilidad, administración, compras y transacciones bancarias, en el momento y lugar en que se la necesite.

Funcionalidades clave de SAP Business One

En resumen, SAP One es una herramienta esencial para cualquier empresa que quiera tener éxito en los negocios, ya que es un software que ofrece gran cantidad de características que nos permiten flexibilizar el modo en que se trata la información que produce una organización, lo que como mencionamos puede ser la diferencia entre una empresa que tiene éxito y otra que no podrá alcanzar sus objetivos.

Estas características, o mejor dicho ventajas son:

Implementación rápida: Si bien la implementación de SAP One varía según las necesidades del cliente, es decir la estructura y tamaño que tenga, el tiempo promedio para implementar SAP One varía entre 30 y 90 días desde que se adquiere el software hasta estar completamente operativo en las terminales de los empleados. En este tiempo están incluidas la configuración y la conversión de los datos. Otro punto importante de SAP Business One es que ha sido desarrollado como código abierto, lo que naturalmente hace mucho más sencilla la integración con otros sistemas que no sean SAP,  por lo cual permite una cueva de aprendizaje mucho más suave para todos los usuarios.

Mayor productividad y control de costos: Punto relacionado con la curva de aprendizaje. Al ser la interfaz simple, el usuario del sistema podrán navegar mejor por los diferentes niveles de datos con facilidad, de esta manera se achican los costos de entrenamiento y crece la productividad.

Tomas de decisiones de negocio inteligentes: Al ofrecer SAP Business One información y datos estratégicos desde todas las áreas de la empresa en cualquier momento en que se lo necesite, las tomas de decisiones pueden ser mucho más rápidas y eficaces, ya que se cuenta con toda la documentación necesaria ordenada y actualizada.

Escalabilidad: Otro de los puntos por los cuales SAP One es la decisión lógica para las necesidades de gestión de una organización es que permite a las pequeñas empresas, transformase y adaptarse a los nuevos modelos de negocios y crecer en términos de estructura sin preocuparse por si las herramientas de software que se seleccionaros para utilizar en su momento son capaces de adaptarse a los cambios que puede llevar adelante una empresa a lo largo de los años. En este sentido, SAP Business One es capaz de crecer junto a la empresa de acuerdo con las necesidades a medida que estas evolucionan en el tiempo sin ningún tipo de problemas, debido a su naturaleza flexible y adaptable a cualquier circunstancia.

Móvil: Otra de las grandes características de SAP One es que ofrece la posibilidad de estar conectado al sistema en tiempo real desde cualquier lugar del mundo en que nos encontremos mediante la aplicación para teléfonos inteligentes de SAP Business One, con todas las ventajas de operabilidad que esto conlleva.

SAP: Solución ERP y CRM

Las causas por las cuales SAP One es una de las soluciones de gestión más utilizadas en todo tipo de empresas son múltiples, sin embargo son su flexibilidad y sus exhaustivas herramientas de análisis las que marcan la diferencia. Estas pueden ofrecer al usuario un acceso y control absoluto de la información producida por la empresa y por otras fuentes externas.

Sin olvidad que SAP Business One es un ERP, también es capaz de ofrecer funciones muy poderosas de CRM (Customer relationship management) y de BI (Business Intelligence), herramientas que pueden ampliar el campo de acción del software para mejorar la eficiencia de la empresa en el ámbito del marketing.

Para ello, SAP Business One incorpora herramientas de CRM como gestión de datos de clientes, gerencia de campañas, análisis de marketing, gerencia de recursos de marketing y gerencia de oportunidades, entre otras.

Este núcleo de poderosas herramientas lo convierten en el software de gestión empresarial ideal para afrontar cualquier necesidad que una empresa moderna tenga que confrontar, tanto las conocidas como las producidas en futuros escenarios de negocios.

Detalle de funcionalidades de SAP Business ONE

SAP Business One proporciona acceso inmediato a información esencial de negocios, en el momento en que es necesario para gestionar su empresa.

Esto incluye la aplicación completa de todas sus operaciones principales, proporcionando información vital con el fin de poder tomar decisiones comerciales con confianza.

Con SAP Business One, prácticamente todos los procesos de su negocio van a ser más ágiles, incluida la administración, gestión de las relaciones con los clientes, operaciones, distribución y finanzas.

Entre las herramientas de gestión ERP y CRM que SAP One brinda, podemos solucionar cualquier situación dentro de las siguientes áreas:

Gestión Administrativa: Conjunto de herramientas que le posibilita configurar y adaptar el sistema a las reales necesidades de la organización, definir unidades monetarias y tasas de cambio entre monedas, configurar permisos y alertas, definir plan de cuentas, adaptar los documentos de negocio, etc., así como acceder a información de sistemas no-SAP.

Contabilidad Financiera: Controla todas las transacciones financieras, incluyendo contabilidad general, mantenimiento de cuentas, presupuestos y previsiones.

Ventas y Distribución: Permite gestionar todo el proceso comercial de la organización. Ayuda a definir listas de precios, pedidos de los clientes, programar entregas, actualizar stocks y controlar todas las facturas, cobros, Notas de Crédito y Débito, entre otras.

CRM: Las funcionalidades CRM incluidas en la solución, ayudan a gestionar toda la relación con los clientes de la empresa, los equipos de ventas, las oportunidades, contactos y actividades, de forma de poder efectuar un correcto seguimiento de todas las oportunidades de negocio.

Compras: Gestión de todas las transacciones con los proveedores, incluyendo contratos, pedidos, actualizaciones; importaciones, gestión de devoluciones y notas de crédito, y pagos.

Compañeros de Negocio: Controla toda la información relativa a los clientes y proveedores, incluyendo perfiles, resumen de los contactos, balance de las cuentas y análisis de potenciales ventas/compras.

Bancos y Pagos: Trata de la gestión de todos los procesos financieros, tales como recibos de depósitos, emisión de cheques, depósitos, pagos adelantados, pagos de tarjeta de crédito, y conciliación bancaria.

Gestión de Almacenes: Controla los niveles de inventario, gestión de bienes, lista de precios, acuerdos especiales de precios, y también es capaz de controlar la transferencia entre almacenes y movimientos de stocks.

Producción/MRP: Definición de listas técnicas de material, creación de órdenes de trabajo, verificación e informe sobre productos y disponibilidad de material para el montaje final (producción). El módulo de Planificación permite una programación continua. El módulo MRP maneja el stock existente, órdenes de venta, órdenes de compras, órdenes de producción y prevé la creación de solicitudes de material, necesarias para cumplir los compromisos de la empresa con sus clientes.

Servicios: El módulo Servicio de SAP Business One optimiza el potencial de los departamentos de ventas y servicio post-venta, suministrando asistencia a las operaciones de mantenimiento técnico o de equipamientos, gestión de contratos de servicio, planificación de servicios, seguimiento de actividades de interacción con clientes y gestión de oportunidades de ventas.

Recursos Humanos: Gestión de personal, incluyendo detalles de los empleados, información de contactos e informes de presentismo. Además de eso, es posible seguir el avance de un empleado, días de enfermedad o vacaciones, así como mantener un histórico de empleos anteriores y educación del empleado.

Contabilidad por centros de Resultado/Control: Rápida identificación y definición de centros de costo/resultados y reglas de distribución de costos, así como creación de informes de resultados para cada centro.

Informes: Creación de poderosos informes para casi todos los aspectos de su empresa, incluyendo, ventas, flujos de caja, resumen de contactos de clientes, control de stocks, documentos financieros, determinación de precios, actividades de clientes, etc. Incluye además la producción de mapas legales financieros y fiscales, como Balance, Demostración de Resultados, entre otros.

Cálculo del Retorno de la inversión con SAP Business One

El Retorno de la Inversión (ROI) es una técnica que ayuda a comprender los beneficios que su empresa tendrá con la adquisición de determinada tecnología, o sea, en cuanto tiempo la empresa comenzará a obtener ganancias de la inversión realizada en tecnología.

Para tener una idea clara de los beneficios que puede esperar de la implementación de SAP Business One como solución de gestión de negocios en su empresa, es preciso antes conocer el impacto que sus actuales problemas tienen sobre su rentabilidad y los objetivos para la implementación de SAP Business One.

Por ejemplo, la empresa podrá tener el objetivo de reducir los errores de facturación y acelerar la gestión de las cuentas a cobrar; o querrá optimizar las ventas para aumentar la rentabilidad por cliente. La cuantificación de estos beneficios dará una buena perspectiva del retorno.

Algunas áreas típicas de beneficios que podrá incluir:

Productividad: Los procesos de negocios optimizados podrán hacer que sus operarios obtengan mejores resultados, en menos tiempo.

Costos de mano de obra: La automatización de ciertas aplicaciones podrá reducir el número de personas necesarias para soportar la empresa como uno todo.

Performance financiera: Informes financieros más precisos podrán acelerar los procesos de cuentas a cobrar, o tener una idea más exacta de los balances de corto y largo plazo.

Gestión de stocks: Un control más riguroso sobre el inventario podrá agilizar los movimientos de stock y reducir los altos costos de productos con rotación más lenta.

Precios: Los informes financieros en tiempo real ofrecen una visión clara de los costos generales de la empresa, logrando asegurar mejores márgenes de productos y servicios.

Ventas por cliente: Con el uso del CRM para identificar las necesidades de los clientes, su empresa podrá aumentar la cuota de ventas por cliente o reducir los índices de rotación de clientes.

Mantenimiento y soporte de la tecnología: Tal vez sea necesario reducir los gastos del mantenimiento de sistemas interconectados desactualizados, lo que contribuirá al aumento de su rentabilidad.

Optimización de procesos: Es posible que su empresa necesite eliminar algunos costos, realizando automatización en determinadas áreas. Por ejemplo, el cobro electrónico podrá reducir la cantidad de facturas impresas y sus respectivos costos postales, o hasta ciertos impuestos bancarios.

SAP Business ONE  (Almacenes y Producción)

Gestión de los recursos: Permite ejecutar los niveles de existencias, gestión de artículos, listas de precios, los acuerdos sobre los precios, los movimientos entre almacenes y el comercio de existencias, todos a través de la integración con otros procesos, como compras y ventas.

Planificación de la Producción: Realiza la gestión de las necesidades de material a través de un proceso basado en un asistente que permite a los usuarios definir un escenario de planificación en cinco sencillos pasos y hacer predicciones basadas en las aplicaciones.

SAP Business ONE (Operaciones y Distribución)

Venta y entrega: Administra los pedidos de los clientes, fija las entregas, actualiza los niveles de existencias, crea informes sobre los saldos actuales de los clientes y realiza la gestión de toda la facturación y cuentas por cobrar.

Comercio electrónico: Establezca su propia tienda online totalmente integrada con la zona y los saldos financieros, incluido el catálogo en línea, carrito de compras, la notificación y tramitación de pedidos, las herramientas para configurar el cliente y el servicio de atención al cliente en línea.

Compras: Permite realizar la gestión y mantener las operaciones y contratos con proveedores, incluyendo las órdenes de compra, actualización de las cantidades de stock, cálculos sobre el valor de los artículos importados, devoluciones y tramitación de los reclamos y pagos.