El sistema MRP y MRP II


Sin lugar a dudas, la competitividad a la que están expuestas hoy las empresas dentro del mercado las lleva a buscar distintas alternativas y herramientas que les permitan acceder a procesos adecuados para brindar el mejor producto o servicio. De lo contrario, la permanencia en el mercado es casi imposible.

En función de mejorar los procesos empresariales en cada una de sus etapas, las compañías, grandes, medianas y pequeñas, han comenzado desde hace años a implementar sistemas informáticos que les permitan controlar las diferentes etapas de su desarrollo, desde la compra de insumos hasta la entrega de los productos en los puntos de venta. Allí es precisamente donde entra en juego la utilización de sistemas como el MRP y el MRP II.

Para definir estos términos en forma sencilla, podemos decir que las siglas MRP corresponden al concepto en inglés Material Requirement Planning, que podría ser traducido a al español como “Planificación de las necesidades de materiales”.

En base a dicha definición, podemos intuir que el llamado MRP, además de utilizar un método de planificación, se trata de un sistema que se basa en la elaboración de un plan de control de materiales, ya sea interna o externamente. En este escenario, el MRP considera a la empresa o industria de manera estática, prácticamente inmutable.

Cabe destacar que debido a que la sigla de Manufacturing Resources Planning (MRP) es la misma que Material Requirement Planning (MRP), comúnmente se la denomina a la primera como MRP II. Cuando se trata de un software basado en MRP II, es necesario suministrar una gran cantidad de datos de cada producto, como precio unitario, proveedores, proceso de fabricación, equipamiento, procesos de fabricación y sus respectivos centros de costos, mano de obra utilizada, herramientas utilizadas y su respectivo consumo, cambios en las listas de materiales, fechas en las que entrará en vigencia, etc.

¿Qué es MRP?

En líneas generales, podemos decir que el llamado MRP es básicamente un sistema basado en software, a través del cual las empresas pueden administrar sus stocks en las diferentes etapas productivas, es decir que pueden llevar detalle específico del inventario de insumos que necesita en su desenvolvimiento diario para poder realizar la fabricación de los productos que comercializa.

Este tipo de plataformas es sumamente necesaria en la actualidad, ya que a través de estos sistemas las organizaciones pueden diseñar sus operaciones, desde la fabricación de los productos hasta la entrega de los mismos en los puntos de venta, con el fin de poder entregar los pedidos a tiempo.

Precisamente, por ello decimos que en definitiva a grandes rasgos un MRP consiste en un programa de computadora que incluye funciones que han sido especialmente diseñadas para brindar una herramienta adecuada a las empresas, para que las mismas puedan gestionar, ordenar, administrar y utilizar de forma eficaz todos los materiales y recursos que son imprescindibles para la producción.

Gracias a los sistemas MRP, las empresas hoy pueden asegurarse el poder tener disponibles todos los materiales y recursos necesarios en cada proceso, a través de la planificación que puede llevarse a cabo con ayuda de estas plataformas, y de esta forma evitar los temidos retrasos en los tiempos de entrega.

Tengamos en cuenta que si una empresa, en una determinada etapa de los procesos se enfrenta a una situación de falta de materiales disponibles, esto se traduce en un retraso de la producción y entrega del producto que afecta de forma directa la imagen de la compañía, lo cual en definitiva termina perjudicándola ante el feroz mercado.

Asimismo, los retrasos en la entrega de los productos generan en las empresas una serie de costos adicionales, lo cual redunda en un fuerte perjuicio económico para la organización. Es por ello que los sistemas MRP brindan la posibilidad de darle a las empresas una herramienta imprescindible a la hora de administrar los materiales que se utilizan en cada proceso.

Elementos de un sistema MRP

Debido a que como vimos, el proceso MRP consiste en un sistema de software destinado a agilizar el control de inventario y la entrega a tiempo de los productos, dependiendo siempre de la disponibilidad de materiales y recursos, debemos también tener en cuenta que en función de los alcances que debe tener un sistema MRP, para su implementación se utilizan softwares cada vez más sofisticados y costos, que incluso pueden llegar a costar más de un millón de dólares. 

Esta complejidad en los sistemas MRP se debe principalmente a que se trata de un software que procesa todos los datos, consolidando los ítems coincidentes en varios productos, verificando si hay disponibilidad en el stock y, cuando fuera el caso, emitiendo una lista de ítems faltantes.

Para ello, los sistemas MRP requieren de una serie de elementos para funcionar. En este aspecto, podríamos decir que los elementos de un sistema MRP son una de las partes más difíciles y complicadas del proyecto.

Esto se debe principalmente a que todos los productos de la línea de fabricación deben ser analizados en todos sus componentes, subcomponentes y piezas. Pero lo cierto es que a pesar de la importancia de los sistemas MRP, en la actualidad existe un gran número de empresas, estando en el mercado desde hace años, no disponen de esta información tan en detalle, mientras que otras disponen de dos, una para el costo de personal y otra para la fabricación y compras.

Ahora bien, para que un sistema MRP funcione correctamente es necesario que las empresas se enfrenten a otra dificultad, la cual consiste en mantener actualizada la lista de materiales. Tengamos en cuenta que los constantes cambios en la tecnología y en las exigencias del mercado hacen que las actualizaciones deban ser permanentes. En muchos softwares disponibles actualmente, estos cambios pueden ser fácilmente programados, para que el software los efectúe en las fechas previstas.

Pues bien, veamos ahora cuáles son los principales elementos que componen un sistema MPR.

Control de stocks

La información sobre el stock disponible es esencial para la operación de un sistema MRP. Como el número de empresas que disponen de sistemas computarizados de control de stocks es mayor a aquellas que utilizan una plataforma MRP, en la mayoría de los casos los softwares más usuales tratan ambos aspectos como módulos del sistema.

Así, se tiene un módulo de stocks y otro de MRP, que pueden, evidentemente, ser integrados. El stock de seguridad debe ser contemplado en los sistemas MRP.

Plan maestro

El plan maestro trata la demanda que debe ser efectuada, ya extraída de los factores externos, es decir aquello que debe ser efectivamente producido. Por tratarse de una previsión, contiene las incertidumbres inherentes al futuro, y en este sentido, el sistema MRP debe contemplar las posibilidades de alteración en las demandas previstas.

De hecho, existen sistemas que trabajan en tiempo real, o sea, en respuesta a cualquier cambio, sea en la demanda o en el nivel de stock, por ejemplo, el sistema actualiza inmediatamente todos los datos. Los más comunes, sin embargo, hacen los cálculos periódicamente, en general una vez por día.

Compras

Uno de los módulos del MRP, como ya mencionamos, es una relación de los ítems que deben ser comprados, y es a partir de este listado que el departamento de compras puede actuar de forma eficiente y eficaz.

Existen una gran cantidad de empresas que tienen sus sistemas actualizados, y los pedidos de reabastecimiento son realizados directamente por la computadora.

Beneficios del MRP

Como hemos visto, los sistemas MRP han sido diseñados fundamentalmente para la administración y gestión del stock de recursos y materiales en una empresa, teniendo como objetivos principales tres ejes centrales, que son la disponibilidad de inventario, los niveles de inventario de riesgo reducido y la planificación a futuro.

Teniendo en cuenta la importancia relevante que un sistema MRP le otorga a los procesos productos, es indudable que este tipo de plataformas ofrecen a las empresas una gran cantidad de beneficios tangibles, ya sea a corto, mediano o largo plazo.

Entre los principales beneficios del MRP podemos mencionar que este tipo de sistemas permiten a las empresas operar de forma eficiente, ya que les brinda la posibilidad de tener un control absoluto y verdadero, en tiempo real, sobre el stock disponible de materias primas y productos elaborados.

Cabe destacar que para ello, los sistemas MRP utilizan estadísticas y datos históricos de la empresa, para poder mediante los antecedentes prever y calcular los volúmenes de compra de materias primas e insumos, para de esta forma poder garantizar que la producción no se vea interrumpida por falta de suministros.

Por otra parte, uno de los grandes beneficios del MRP reside en que a través de este sistema se reducen notablemente el llamado riesgo de inventario, reduciendo la aparición de gastos innecesarios, ya que mantiene niveles de inventario realistas.

Asimismo, como beneficio del MRP podemos mencionar que estos sistemas brindan a las empresas la posibilidad de planificar y diagnosticar, ya que no sólo construye un registro histórico relacionado a la producción, sino que también a través de esta información puede brindar herramientas para la planificación a largo plazo.

Podemos también señalar que los sistemas MRP brindan la posibilidad no sólo de establecer una planificación acertada de los recursos de materiales para la producción, sino que también influye en la entrega de los productos elaborados a tiempo.

Esto en definitiva permite a las organizaciones comerciales reducir sus costos, ya que influye en toda la cadena, desde la compra de materias primas para la elaboración de sus productos, hasta incluso la entrega a tiempo y en forma de los mismos en los puntos de venta, todo con un claro y preciso seguimiento del stock.

En conclusión, los principales beneficios del MRP son:

  • Disminución de inventarios.
  • Disminución de los tiempos de espera en la producción y en la entrega.
  • Incremento de la eficiencia.
  • Satisfacción del cliente.
  • Disminución del stock.
  • Reducción de las horas extras de trabajo.
  • Incremento de la productividad.
  • Menores costos y aumento de los beneficios.
  • Incremento en la rapidez de las entregas.
  • Coordinación en la programación de producción e inventarios.
  • Detección de dificultades en el cumplimiento de lo planificado.
  • Conocimiento de las consecuencias financieras de la planificación.
  • Respuesta más rápida para comercializar los productos.

¿Qué es MRP II?

Básicamente, el llamado MRP II es un sucesor directo del MRP, es decir que su función central es ocuparse de los procesos de producción y control de inventario durante la fabricación de productos en una empresa. Sin embargo, uno de los principales beneficios que caracterizan al MRP II es que permite obtener un análisis integral de todo el entorno de fabricación.

Esto se debe a que en los sistemas MPR II se incluye también información acerca de los efectos financieros en el ciclo de producción, como así también reporta cualquier cambio que pueda haber sido detectado en el ámbito laboral con respecto a su eficiencia laboral y gestiona el cumplimiento de los aspectos programados dentro de la producción.

Es por ello que podríamos decir que la principal diferencia que existe entre el MRP y el MRP II es una de escala, y de esta forma el sistema MRP II termina siendo la forma de evolución de las primeras plataformas MRP.

En este sentido, cabe destacar que en los sistemas MRP II el concepto de los procesos en tiempo y forma correctos, conceptos relacionados al llamado Just in Time, no se atiene sólo a poder planificar y administrar el inventario, sino que además incluye elementos como la gestión de la disponibilidad y capacidad de mano de obra, la coordinación para la llegada de materias primas y demás.

Por este motivo, para que un sistema MRP II funcione de manera correcta y confiable en una empresa, es sumamente necesario que haya permanentemente una precisión exacta en los datos que se recopilan, ya que en definitiva la plataforma MRP II utiliza cada uno de los aspectos del proceso de fabricación para poder elaborar una planificación acertada en base a dicha información.

Beneficios del MRP II

Sin lugar a dudas, después de haber conocido cuáles son los alcances que posee un sistema MRP II en una empresa, podemos inferir que este tipo de plataformas en la actualidad cumplen un rol más que importante en las organizaciones comerciales, sobre todo en aquellas que desarrollan un gran volumen de fabricación.

A través de un sistema MRP II, los directivos de las compañías pueden elaborar cronogramas y tasas de producción, que permitan reducir los riesgos y maximizar las ganancias, ya que en definitiva este tipo de plataforma brinda la posibilidad de contar con información precisa y confiable para que la empresa disponga de los recursos y suministros necesarios que le permitan cumplir los objetivos de producción.

Al mismo tiempo, los sistemas MRP II hacen posible que no exista exceso de inventario y exceso de inventario, y de esta manera brinda la posibilidad de poder administrar y gestionar de forma adecuada el stock existente de forma continua.

Por tal motivo, podemos señalar como uno de los grandes beneficios del MRP II que se trata de un sistema que a través de información confiable permite garantizar que la empresa no acumule materiales no deseado, lo cual sin dudas reduce los costos de fabricación.

En conclusión, los principales beneficios del MRP II son:

  • Gestión avanzada de la línea de los materiales.
  • Facilidad de adaptación a los cambios de los pedidos.
  • Gestión optimizada de rutas y centros de trabajo.
  • Capacidad de planificación y simulación de los procesos productivos.
  • Calculo de las necesidades de producto material.
  • Disminución en los costos de producción.
  • Optimización de los tiempos de producción y entrega.
  • Mayor control organizacional.
  • Mayor aprovechamiento del tiempo.

Diferencias entre MRP y MRP II

Si bien hemos visto que los sistemas MRP II son en definitiva lo que podríamos llamar la evolución de los sistemas MRP, lo cierto es que existen una serie de diferencias entre ambos, que a grandes rasgos detallamos a continuación.

MRP:

  • Planifica necesidades de aprovisionamiento de materia prima.
  • Plan maestro de producción.
  • Abarca sólo producción.
  • Surge de la práctica y experiencia.
  • Sistema abierto.

MRP II:

  • Planifica la capacidad de recursos.
  • Demanda y estudio de mercados.
  • Abarca más departamentos.
  • Mejora la productividad.
  • Surge del comportamiento de la empresa.
  • Sistema cerrado.

Diferencia entre ERP y MRP

En líneas generales, el software empleado en un sistema ERP es utilizado por las compañías para poder gestionar, planificar y mantener todos aquellos registros relacionados a los recursos comerciales de la empresa, incluyendo elementos como los materiales, aspectos laborales, finanzas y propiedad.

En el caso de los sistemas MRP, se trata como vimos de una plataforma de software que brinda la posibilidad de llevar a cabo la planificación del uso adecuado y eficaz de los materiales necesarios que se requieren para la fabricación de productos.

Entonces, podemos decir que debido a que los sistemas ERP contemplan también aspectos relacionados a la planificación de requisitos de materiales, en su totalidad incluye datos y análisis elaborados por las plataformas MRP.

Por ende, si tenemos en cuenta que los sistemas ERP utilizan datos para permitir a las empresas tener una planificación de los recursos empresariales, mientras que los sistemas MRP son utilizados para facilitar la planificación de necesidades de materiales, podríamos decir sin lugar a dudas que ambas plataformas se encuentran estrechamente relacionadas.

Por otra parte, es preciso aclarar que si bien tanto los sistemas ERP como las plataformas MRP pueden llegar a realizan algunas de las mismas funciones, lo cierto es que bajo ningún concepto se los puede considerar como plataformas intercambiables, es decir que por más que una empresa utilice un sistema MRP, no por ello prescindirá de una plataforma ERP.

De todas formas, cuando hablamos de una compañía cuyo volumen de producción no llega a ser el de una multinacional, es decir que se trata de una empresa mediana, puede recurrir a la utilización de una plataforma ERP que no necesariamente sea completa, ya que en este caso puede aplicar un sistema de gestión de materiales equipado con funciones MRP.

Ahora bien, cuando comparamos el ERP y el MRP, es evidente que los sistemas ERP ofrecen más ventajas a las compañías, debido a que permiten integrar y compartir los diferentes tipos de datos que recopila, dentro de los distintas áreas de la empresa, mientras que los sistemas MRP, por lo general se tratan de software que están destinados puntualmente al control de stock, y no brindan la posibilidad de integrar otro tipo de información más allá de la planificación de requisitos de materiales.