Los sistemas de información en la empresa


Debido a los enormes cambios sufridos por el mercado en los últimos años con la incorporación de tecnologías informáticas que facilitan la administración de los datos, con el fin de ofrecer mejoras en la toma de decisiones gerenciales, en la actualidad todas las empresas, incluso las Pymes, requieren de la implementación de un sistema de información que colabore con los procesos de gestiones empresariales.

Con el fin de mejorar la productividad y el rendimiento de una organización competitiva, es fundamental evaluar las técnicas actuales y la tecnología disponible para desarrollar sistemas que brinden eficiencia y eficacia de la gestión de la información relevante.

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La implementación de sistemas de información en una compañía brinda la posibilidad de obtener grandes ventajas, incrementar la capacidad de organización de la empresa, y tornar de esta manera los procesos a una verdadera competitividad.

Para ello, es necesario un sistema eficaz que ofrezca múltiples posibilidades, permitiendo acceder a los datos relevantes de manera frecuente y oportuna.

Por eso, quienes deseen convertir su emprendimiento en una verdadera empresa competitiva insertada en el mercado actual, deberán analizar detalladamente la implementación necesaria de sistemas de información precisos. 

Este concepto ha invadido en los despachos de los encargados de la gerencia de compañías en los últimos años, ya que hace un par de décadas atrás la información no era considerada un bien tan útil dentro de los procesos productivos y las tomas de decisiones.

Sin embargo, a raíz de los cambios en la economía mundial y la globalización, los datos relativos a todo el proceso productivo de una compañía se han vuelto uno de los elementos fundamentales para lograr el éxito comercial.

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De esta manera, con los años se han ido incorporando los avances de la tecnología informática para brindar las herramientas necesarias en la creación de sistemas de información confiables y eficaces.

No obstante, en la actualidad aún existen empresas que observan con recelo la posible implementación de sistemas de información en sus procesos, debido a que implican un enorme cambio en las estructuras organizativas e institucionales de las compañías.

Es por ello, que muchas veces los sistemas de información pueden llegar a fallar, no por errores tecnológicos originados en el aspecto informático, sino por visiones culturales opuestas a la incorporación de este tipo de herramientas.

La importancia de los sistemas de información en la empresa

Hoy los sistemas de información ofrecen una gran cantidad de ventajas subyacentes, más allá del rédito que significa para la toma de decisiones y los procesos productivos.

Un sistema de información adecuado además ofrece una importante y notable satisfacción en los usuarios que lo operan, debido a su facilidad de uso y su acceso constante, que puede resultar en que los empleados logren alcanzar los objetivos planteados por la compañía. 

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Por todo ello, es importante destacar que la implementación de un sistema de información implica un cambio organizativo, ya que no sólo afecta a la administración de la empresa, sino también a sus empleados y habilidades, con el fin de crear una plataforma acorde a las responsabilidades que se deben tener frente a este tipo de sistema.

Por otra parte, es de vital importancia utilizar tecnologías de información y comunicación adecuadas para el procesamiento y transmisión de los datos que se gestionarán en el sistema de información.

¿Qué son los sistemas de gestión empresarial?

El concepto de Sistemas de Gestión Empresarial, traducido del inglés Management Information System, se refiere al conjunto de aplicaciones que se utilizan en las empresas para realizar cada uno de los pasos de la administración de la misma, desde la producción, pasando por la logística, hasta la entrega del producto en el punto de venta.

Este tipo de sistemas están basados en la premisa que puntualiza que cada eslabón de la cadena de producción puede ser llevado a cabo de la manera más eficaz con un sistema que integre a los trabajadores con las máquinas.

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Para ello se ha desarrollado una serie de software especializado, que permite gestionar bases de datos, planificación, procedimientos, toma de decisiones, y cada una de las funciones propias de una empresa y de sus empleados.

Con el fin de lograr una eficaz productividad, y debido a la importancia que posee el manejo de información en las empresas, se utilizan las herramientas propias de los sistemas de gestión empresarial, que permiten controlar, planificar, organizar y dirigir cada uno de los eslabones de la cadena productiva.

Debido a la relevancia que posee la información real y a tiempo en las empresas, tanto grandes compañías como las Pymes, uno de los aspectos fundamentales en los que se basan los sistemas de gestión empresarial radican puntualmente en dicha información, la cual debe responder a una serie de cuatro puntos básicos para que logre ser útil en el desarrollo de la productividad de cada organización.

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En principio, los datos utilizados deben ser totalmente verdaderos, y ofrecer un fiel reflejo de la realidad, por lo cual es imprescindible contar con información de calidad.

Si hablamos de calidad también es necesario hablar de cantidad, ya que el personal que se encuentran a cargo de una empresa precisa obtener toda la información necesaria para poder tomar una decisión, por ello a mayor información disponible mejor será el resultado.

No obstante, cabe destacar que sólo es útil aquella información de real relevancia, ya que los datos irrelevantes no sólo son innecesarios sino que también pueden llegar a provocar una mala decisión.

Por ello, la tercera característica que debe contener la información obtenida por los sistemas de gestión empresarial responde a la relevancia que posean los datos.

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Por último, el cuarto aspecto responde a la premisa de la oportunidad, es decir que para que las respuestas a las necesidades planteadas lleguen en el momento justo, logrando con esto un verdadero control eficaz de la producción, se debe obtener información precisa en tiempo real. Este hecho permite realizar tomas de decisiones adecuadas, incluso cuando se hace necesario modificar planificaciones anteriores.

Por otra parte, la información utilizada se agrupa mediante una estructura piramidal que identifica la importancia de los datos, para que éstos sean utilizados en el lugar correspondiente de la cadena productiva.

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En esta estructura piramidal, en primer lugar se debe analizar los datos referidos al procesamiento de las transacciones, es decir que se debe conocer a fondo el estado de las mismas.

Luego continúa la evaluación de los datos para conocer los recursos de información, que permitirá ejecutar y controlar las operaciones diarias de la empresa.

En el tercer nivel de la pirámide se encuentran todos los recursos que posee el sistema de información, que en definitiva serán los que ofrecerán los datos necesarios para lograr la planificación y la toma de decisiones en el ámbito administrativo.

Por último, se sitúan los recursos de información que permitirán realizar las planificaciones estratégicas correspondientes, junto con la posibilidad de definir correctamente las políticas que se implementarán en los extractos administrativos más altos.

Gracias a la información surgida en base a estos parámetros, el sector gerencial de una empresa podrá en el futuro tomar las decisiones correctas, que ayuden a mejorar el desenvolvimiento de la compañía y toda la cadena de producción.

Por ello, en la actualidad, debido a la gran influencia que los sistemas de gestión empresarial poseen sobre la toma de decisiones en las empresas, en el ámbito también se los conoce con el nombre Business Intelligent, que en español significa Inteligencia de Negocios.

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¿Cómo debe ser un sistema de información?

Cuando se incorpora tecnología informática en las empresas, para obtener los mejores resultados es importante que se desarrolle la mayor compatibilidad hombre-máquina, es decir que además de invertir en tecnología se deberá capacitar al personal.

Tengamos en cuenta que para lograr un 100 % de toma de decisiones inteligentes, es necesaria la utilización de sistemas de información con tecnología informática de última generación, es decir que el software utilizado debe poseer todas las características imprescindibles para que su utilidad en nuestro entorno sea la óptima.

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Los sistemas de información deben ser:

  • Flexibles: un adecuado sistema de información deberá ser maleable y ofrecer gran cantidad de opciones para la administración y evaluación de los datos.
  • Específicos: El sistema debe ser capaz de adecuarse a cada situación y sector de la empresa.
  • Actualizables: El sistema no sólo debe afrontar los cambios en los negocios surgidos desde las demandas del mercado, sino también ofrecer la posibilidad de cambios a medida que el personal se capacite.
  • Poderosos: Deberá brindar las herramientas adecuadas para realizar evaluaciones analíticas de las oportunidades y resultados posibles de las mismas en la práctica de futuros negocios.

Tengamos en cuenta que el rol de los sistemas de información no será tomar las decisiones, sino colaborar en el proceso, siendo de gran ayuda para todo lo referente a la gestión empresarial. 

Una de las herramientas más utilizadas en la actualidad por gran cantidad de Pymes que han decidido incluir tecnología informática en su cadena productiva es el sistema de información denominada Data Warehousing. 

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Se trata de una base de datos creada en base a las necesidades de brindar respuesta y colaborar en la resolución de situaciones ante las que puede hallarse el usuario final. 

El Data Warehousing ofrece un acceso interactivo a la información, tanto actual como histórica con el fin de brindar respuestas rápidas y resultados de evaluaciones adecuados para cada situación.

Debido a sus características, en la mayoría de la empresas que utilizan Data Warehousing este tipo de sistemas no sólo se emplea en los sectores gerenciales, sino que también muchas veces es utilizado en áreas técnicas específicas donde se hace necesaria la tomas de decisiones cotidiana.

Cabe destacar que si el sistema de Data Warehousing sólo se emplea en el ámbito gerencial para la toma de decisiones estratégicas, y no se implementa en otras áreas, el mismo no se nutrirá de la información necesaria, y debido a que los datos están incompletos puede llegar a reportar errores en el momento de una evaluación correcta de los mismos porque tengamos en cuenta que la principal funcionalidad de este sistema es servir como base de información.

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El sistema de Data Warehousing brinda una plataforma adecuada para que las empresas puedan lograr una excelente calidad de servicio, siendo confiables, eficientes y competentes, tres pilares fundamentales que se deben cumplir para permanecer en el mercado actual.

Implementación de TIC para los sistemas de información

Como hemos visto hasta aquí, en la actualidad es necesaria la incorporación de un sistema de información eficaz, que permita alcanzar cambios significativos en la productividad y administración de una empresa, para lo cual es imprescindible la utilización de tecnologías de información y comunicación que brindan la posibilidad de aunar funcionalidades de almacenamiento, procesamiento y transmisión de datos.

Básicamente, las TIC, siglas de tecnologías de la información y la comunicación, se tratan de un grupo de técnicas, desarrollos y dispositivos de última generación, que permiten integrar diferentes funcionalidades relacionadas con el almacenamiento, el posterior procesamiento y por último la transmisión de los datos.

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Por ello, en el momento de diseñar un sistema de información eficaz, es necesaria la incorporación de las TIC, que permitirán hacer posible la puesta en marcha del sistema que ha sido desarrollado en base a los requerimientos de los datos en las diversas áreas de la empresa. 

¿Qué logramos al tenerlas?

Las TIC facilitan el proceso de transmisión e intercambio de la información, que luego será evaluada en el sistema bajo ciertos criterios que incluyen la confiabilidad, calidad y oportunidad que brinda la información obtenida y gestionada.

Pero no sólo es necesaria la inclusión de las más modernas tecnologías de información y comunicación para lograr un sistema de información eficaz, sino que además es imprescindible efectuar una capacitación acorde del personal que estará a cargo de la manipulación de dichos datos.

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La implementación de un sistema de información implica un inmenso cambio a nivel de las estructuras organizacionales de la compañía, y la renovación de los criterios culturales de los encargados de la misma.

Las TIC

Cabe destacar que con en el avance que han experimentado en los últimos años las tecnologías basadas en Internet, este hecho ha ofrecido una serie de grandes ventajas en cuanto a costos y desarrollo. 

Tengamos en cuenta que las tecnologías basadas en Internet reducen notablemente los costos de inversión en aplicaciones y su posterior mantenimiento, tanto en el área de software como de hardware.

Gracias a este tipo de tecnologías, en la actualidad es posible disponer de bases de datos que pueden ser consultadas por diversos usuarios de manera simultánea, con sólo utilizar un browser de sencillo acceso y manejo.

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Independientemente del tipo de TIC que se utilice para desarrollar un sistema de información eficaz, es importante tener en cuenta que si bien debemos analizar los costos de inversión en infraestructuras, lo cierto es que con este tipo de sistemas debemos buscar la mayor calidad posible de los datos.

Muchas veces, los sistemas de información pueden llegar a fallar debido a las inversiones reducidas que se realizan en este campo, adquiriendo tecnología de bajo costo, que resultan ineficaces para llevar a cabo un sistema que brinde datos reales y relevantes, sin que dicha información pueda llegar a sufrir manipulaciones y redundancias.

Recordemos que el objetivo principal de la implementación de un sistema de información debe ser siempre la calidad de la información, para lo cual los datos tienen que responder a una serie de parámetros establecidos.

Es necesario que la información sea relevante, precisa, de fácil acceso, utilizando términos claramente definidos, reuniendo sólo la información esencial y excluyendo los datos intrascendentes.

Por ello, un sistema de información debe brindar la totalidad de los elementos que conforman los datos, en una estructura robusta, flexible ante los futuros cambios y homogénea. 

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¿Por qué utilizar SIG en las Pymes?

En los tiempos que corren, donde la información confiable en tiempo real parece ser uno de los puntos más importantes en la cadena productiva de las empresas, el rol de la informática en este campo se ha convertido en uno de los aspectos más significativos a la hora de tomar decisiones certeras para mejorar el rendimiento de las compañías. 

Si bien los denominados Sistemas de Información Gerencial (SIG) en un principio fueron privativos de las grandes corporaciones, lo cierto es que en la actualidad se ha convertido en una vital necesidad de cualquier tipo de empresa, incluso hasta para el más pequeño emprendimiento.

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En principio, cabe destacar que los Sistemas de Información Gerencial son una de las herramientas más necesarias para el correcto funcionamiento de la productividad de las empresas, ya que ofrecen un control eficaz, permitiendo realizar una adecuada administración de los recursos de las compañías.

Uno de los aspectos que se deben tener en cuenta en cualquier empresa, incluso en las Pymes, es sin lugar a dudas la oportunidad de negocios, punto fundamental que permite alcanzar un control eficaz en una organización.

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La oportunidad significa poder analizar información real en tiempo y forma, ya que gracias a esta evaluación se hace posible la toma de decisiones inteligentes en el momento oportuno, con el fin de lograr el mejor desempeño de cada uno de los eslabones de la cadena productiva.

Esta información precisa colabora para los posibles cambios de planificación, la toma de determinaciones acertadas, e incluso para una reducción notable de los costos productivos.

Estos motivos fundamentan la utilización de diverso software destinado a las empresas, con el fin de brindar información confiable en el momento oportuno.

En general, las pequeñas y medianas empresas que se manejan sin la utilización de un adecuado sistema de información gerencial sufren una serie de inconvenientes que podrían haber sido evitados si la administración de la compañía hubiera obtenido los datos necesarios para tomar las resoluciones correctas.

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Muchas veces, esta falta de información, o bien la utilización incorrecta de la tecnología, se ve reflejada en la carencia absoluta de estrategias de crecimiento de la organización, provocando déficit en la compañía, pérdida de recursos productivos, y eventualmente debilitando así cada uno de los sectores de la empresa.

Lamentablemente, gran parte de las más pequeñas empresas, tales como los microemprendimientos, muchas veces se ven afectados por la imposibilidad de poder implementar un sistema de información gerencial que mejore sus resultados.

Los costos elevados de la estructura necesaria para poder implementar la novedosa tecnología dificulta que algunas pequeñas compañías logren implementar un sistema de información gerencial tan útil en estos tiempos.

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No obstante, tengamos en cuenta que al igual que las grandes empresas, las Pymes también deben responder de manera eficaz y en forma rápida a las demandas del mercado, por lo que los emprendedores deberán evaluar la importancia de comenzar a utilizar un sistema que les brinde información confiable de manera constante para las tomas de decisiones acertadas.

El hecho de invertir en maquinaria tecnológica y capacitación de los empleados para utilizar las herramientas que brinda la informática, se verá reflejado en buenos resultados, ya que este tipo de sistemas posibilitan el crecimiento de la empresa y la convierten en una compañía competente ante el feroz mercado actual.