¿Qué es una Intranet? ¿Para qué sirve? Intranet y empresa


Una intranet es una red de computadoras similar a internet, aunque para uso exclusivo de una determinada organización, es decir que solamente las PC de la empresa u organización pueden acceder a ella.

Hoy en día, la comunicación interna, es decir entre los departamentos o áreas de una empresa, como así también la comunicación la externa, es decir aquella que tiene lugar entre clientes y proveedores, son aspectos realmente importantes para todas las empresas, y precisamente la intranet es una herramienta que puede ayudar en la comunicación, y lo que es mejor, a un bajo costo.

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Esta tecnología permite la comunicación de un departamento con todos los empleados de la empresa, lo cual cobra una gran relevancia si tenemos en cuenta que dentro de una empresa todos los departamentos poseen algún tipo de información que es necesario transmitir a las otras áreas, o bien directamente con los empleados. 

¿Para qué sirve la intranet?

Para poder tener una idea básica del funcionamiento y el fin de la Intranet, nada mejor que repasar algunos ejemplos, con los cuales además podremos entender el poder que puede tener una Intranet en una organización. A continuación citamos algunos:

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  • El departamento de Informática pone a disposición de todos los empleados un nuevo sistema de soporte técnico.
  • El departamento de Marketing comparte información sobre las promociones de la empresa, publicidades de marca, etc.
  • El departamento de Personal pone a disposición los formularios de cambios de dirección, planificación de las vacaciones, etc.
  • El departamento de RRHH anuncia las plazas internas disponibles.
  • Finanzas permite que a través de un sistema web, los otros departamentos informen gastos de viajes, etc.

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Estos son sólo algunos ejemplos del uso de una Intranet.

Es importante destacar que cada gerente de departamento será responsable de explotar la Intranet de la empresa, publicando información útil para los empleados. Entonces, podemos asegurar que la Intranet es uno de los mejores vehículos de comunicación para mejorar el envío y recepción de información dentro de una empresa.

También es importante aclarar que la evolución de una Intranet, es ofrecer algunos de estos servicios a los clientes y proveedores de la empresa, pasando a llamarse Extranet.

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Una Intranet debe ser proyectada de acuerdo a las necesidades de la empresa o de la organización, es decir en base a los tipos de servicios que se vayan a implementar. Por lo tanto, la Intranet no debe ser diseñada sólo por el personal informático de la empresa, sino conforme a un proyecto que tenga en cuenta las necesidades de todas las partes que constituyen la organización.

Intranet y empresa

La rapidez del desarrollo de las nuevas tecnologías hace que los grandes cambios en las relaciones sociales y económicas sean sentidos por todos, siendo una de las más fuertes la llamada “desterritorialización”.

En esta nueva visión social, lo que importa es la posibilidad de que los individuos se muevan con rapidez por el mundo. Es la movilidad y el fácil acceso a la tecnología de información, como la red mundial de computadoras e internet, que les da a los usuarios este acceso rápido a la información.

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Hoy, vivimos en un mundo “desterritorializado”, en que los fenómenos de tiempo y espacio cambiaron. Es un mundo nuevo, tecnológico y virtual. La más variada información está disponible a un simple toque del dedo, de forma “on-line”. Las personas no están más insertadas en grupos sociales conectados a territorios claramente identificados geográficamente, y con eso cambiaron las relaciones.

El individuo hoy puede comunicarse fácilmente, pues internet permite una comunicación sin fronteras, con personas geográficamente distantes. Esto también sucedió en las empresas, que pasaron a comunicarse con sus clientes de forma segura y rápida.

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Estas tecnologías trajeron cambios no sólo en el aspecto administrativo, sino también en la comunicación empresarial. Estas nuevas relaciones, iniciados a través del teclado y del mouse hacen que surjan distintas afinidades, personas relacionándose de forma más directa y clara, independiente de su localización física. Allí es donde las empresas vislumbran una nueva forma de comunicación, sin fronteras, más económica y rápida.

Trabajando de forma colaborativa y compartida

Podemos decir que uno de los principios del “groupware” es permitir que las personas colaboren y compartan información, es decir que las personas pueden trabajar tanto en un proyecto específico como contribuir con ideas, desde cualquier lugar y en el horario que mejor le convenga.

Esto quiere decir que el ambiente flexible, libre de horarios, proporciona mayor integración a los procesos, como por ejemplo en el caso de aquellas personas que utilizan diferentes usos horarios y pueden trabajar al mismo tiempo con personas que se encuentran en la oficina de al lado o en el piso de arriba.

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Estos grupos de personas trabajando en conjunto forman el “Groupware” y ponen a disposición información para todos, al mismo tiempo.

Aquí podemos citar aquellas conocida frase que asegura que “colaborar es trabajar en conjunto para producir un producto mucho mayor que la suma de sus partes”. Esto puede suceder cuando trabajamos en un determinado proceso, con énfasis en la forma colaborativa, de ahí pasamos a comprender más que si estuviéramos trabajando solos.

Y lo cierto es que si tomamos como base esta premisa, podemos darnos cuenta de la importancia que posee el trabajo mancomunado, porque lo cierto es que si observamos la historia de la humanidad nos daremos cuenta que muchos de los grandes descubrimientos de la humanidad son fruto del esfuerzo del trabajo colaborativo, ya que parte de la base fundamental de que en este tipo de trabajo lo más importante es el todo y no la parte individual.

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Al usarse una Intranet como herramienta de trabajo compartido, es posible poner en práctica la interacción entre sus participantes, creándose una relación directa entre todos, incluyendo el público y la empresa.

Es necesario conocer el target de usuarios internos de la empresa y llevarlos de forma clara y directa, a través de entrenamiento y soporte diario, al uso de la Intranet.

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La aplicación eficaz de la Intranet dentro de una organización, sin lugar a dudas será un gran aliado de la empresa, y con certeza va a influir en la obtención de resultados positivos, tanto en la mejoría de procesos administrativos, como en la obtención de información de forma rápida y con calidad, mostrando su fuerte influencia en la gestión participativa, y hasta en la generación de la mayor riqueza de todos los tiempos: el conocimiento organizacional.