Que es una hoja de cálculo


Sin duda alguna, una de las herramientas de informática que cambiaron para siempre como las empresas, tanto grandes como pequeñas, se desenvuelven en sus tareas habituales son las llamadas suites de ofimática, más precisamente aplicaciones como Microsoft Office u OpenOffice.

Este tipo de software, sin llegar a tener la complejidad del software de BI, CRM o ERP, hoy en día es una pieza fundamental para lograr que todo transcurra sin problemas, convirtiéndose en uno de los pilares más importantes en donde se apoyan cientos de miles de negocios en todo el mundo para la gestión económica y productiva.

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Sin embargo, el engranaje clave de este tipo de suites de oficina es la aplicación de hoja de cálculo que incluye, la herramienta estrella que permite introducir prácticamente cualquier estructura de datos y calcular todo tipo de operaciones en torno a ellos.

Si estamos por comenzar un emprendimiento, y nos interesa saber cómo puede ayudarnos una hoja de cálculo a ponerlo en marcha, lo mejor que podemos hace es seguir leyendo el resto del post, en el cual encontraremos información más que interesante y útil.

Para qué sirve una hoja de cálculo

Podría decirse de la hoja de cálculo que básicamente se trata de una herramienta para la gestión comercial en un negocio, y que puede usarse con múltiples propósitos, por supuesto todos ellos relacionados con la manipulación informática de números y datos.

Una hoja de cálculo es capaz de organizar y gestionar enormes cantidades de datos, siendo el principal objetivo de la aplicación la posibilidad de obtener resultados interrelacionando dichos datos, con lo cual podremos tener un panorama exacto de los movimientos de una empresa.

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Si bien en un principio las hojas de cálculo se desarrollaron para gestionar datos financieros de gran volumen, con el paso del tiempo este tipo de software se ha ido expandiendo a pequeños negocios, empresas y hasta incluso el hogar, ámbitos en donde se lo utiliza para administrar presupuestos, la gestión de bases de datos y también para análisis estadísticos.

También una hoja de cálculo se utiliza para hacer complejos cálculos de ganancias, impuestos, cheques, ingresos, stock y mucho más, los que podemos automatizar, a través de fórmulas y macros, para no tener que repetir las operaciones cada vez que las necesitamos. Sólo necesitamos ingresar los nuevos valores.

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Estos valores, es decir los datos, se ingresan y almacenan en la hoja de cálculo en las llamadas tablas, las cuales poseen columnas y filas, denominándose donde ambas se juntan como celda, en donde se añaden las fórmulas para hacer las operaciones, o llamadas funciones, que son básicamente fórmulas ya preestablecidas. Esto nos brindará un resultado en un lugar puntual de dicha tabla, las que luego podemos enlazar con otras fórmulas y así sucesivamente hasta obtener resultados muy completos.

Un ejemplo muy simple de esto podría ser lo siguiente:

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Aquí podemos ver que en la hoja de cálculo hemos ingresado dos números. El 6 en la columna “A” y el 4 en la columna “B”. En la columna “C” hemos ingresado una simple fórmula de suma, “A1+B1”, en la cual especificamos que se sumen los valores de las columnas “A” y “B”.

Características de una hoja de cálculo

SI bien las hojas de cálculo pueden variar ligeramente de aspecto conforme al desarrollador, lo cierto es que este tipo de software comparte la mayoría de las funciones básicas, sin las que por supuesto no sería una hoja de cálculo, como por ejemplo las columnas, las filas, las celdas, las fórmulas y demás.

En este sentido, todas las hojas de cálculo proveen de las herramientas necesarias para sumar, restar, multiplicar y dividir números en celdas mediante fórmulas o funciones. Estas funciones son una parte importante de una hoja de cálculo, que como mencionamos son fórmulas preestablecidas que nos permiten realizar cálculos sencillos o complejos, dependiendo de nuestras necesidades.

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Algunas de las funciones más habituales usadas en las hojas de cálculo son “suma” que nos permite añadir números a un rango de celdas, “promedio”, que nos posibilita calcular el valor promedio de un grupo de celdas y “redondeo”, con la cual podemos redondear los valores de una celda.  Otras funciones comunes son “concatenar”, “contar”, “tendencia” y muchas otras, en realidad cientos, ya que según la actividad que se realice, las funciones se adaptan a la misma.

Obviamente que además de las funciones propias de cálculo, las hojas de cálculo permiten realizar una completa edición de texto y datos, incluyendo la posibilidad de copiar, eliminar, mover, pegar y cortar los datos almacenados en las celdas desde y hacia otras celdas. También podemos hacer lo mismo con los datos de columnas y filas enteras, incluso aún entre diferentes hojas de cálculo.

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Historia de la hoja de cálculo

Si bien el concepto de hoja de cálculo electrónica se puede rastrear hasta principios de 1970, la primera hoja de cálculo, llamada VisiCalc, no aparecería en el mercado hasta 1979, de la mano del desarrollador Dan Bricklin, quien tomó la idea de un profesor de la universidad donde asistía.

Según cuenta la historia, dicho profesor dibujo una tabla de cálculos en el pizarrón del aula, pero al equivocarse, tuvo que volver sobre sus pasos e introducir todos los datos nuevamente, una tarea pesada y repetitiva.

Este hecho motivo a Bricklin a pensar en cómo replicar el proceso de la tabla de cálculos del pizarrón pero en una computadora, añadiendo la posibilidad de poder corregir errores sin que rehacer el ingreso de todos los cálculos nuevamente.

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La extraordinaria idea con el tiempo se convirtió en VisiCalc, la hoja de cálculo original y sobre la cual se basaron todas las que le siguieron en el camino.

Tal fue el impacto de VisiCalc en el mercado que la computadora personal dejó de ser un juguete para convertirse en una herramienta fundamental para gestionar el funcionamiento de empresas y negocios en todo Estados Unidos, expandiéndose más tarde a otros rincones del mundo.

El éxito que tuvo VisiCalc motivo a otros desarrolladores a seguir sus pasos, por lo que le siguieron en 1980 SuperCalc, Microsoft Multiplan en el 82, Lotus 1-2-3 en 1983, la hoja de cálculo de AppleWorks en el 84 y  Excel en 1985, hasta llegar a nuestros días.

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Programas de hojas de cálculo

En la actualidad, la oferta de este tipo de software es amplia, y podemos contar con hojas de cálculo de altísima calidad incluso de forma gratuita. A partir de este punto ofreceremos un listado con las mejores hojas de cálculo gratuitas y pagas de la actualidad.

Microsoft Excel

Sin dudas la hoja de cálculo más extendida y popular del mercado. Con miles de características, Excel con el paso del tiempo se ha convertido en un estándar, llevando a muchos usuarios incluso a pensar que es la única alternativa que existe, tal su penetración. Lamentablemente el precio de Excel, contenido en Office, es bastante elevado, por lo cual muchas usuarios optan por la ilegalidad, antes de contemplar el uso de software libre o de uso gratuito como los que mencionaremos a continuación.

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LibreOffice Calc

Una hoja de cálculos espectacular, completísima de funciones y características, pero al contrario de Excel, es completamente gratuita, sin que ello afecte su calidad o sus funciones. Cabe destacar que forma parte de una suite de oficina mucho más completa, pero podremos instalar solo la hoja de cálculo si así lo deseamos.

Si lo deseas, puedes descargar LibreOffice gratis pulsando sobre este enlace.

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OpenOffice Calc

Tanto la hoja de cálculo de LibreOffice como la de OpenOffice tienen los mismos orígenes, lo cual nos indica que ambos productos son de una calidad impresionante, y no tiene nada que envidiarle a Microsoft Excel. Al igual que LibreOffice Calc, la hoja de cálculo de OpenOffice es completamente gratuita.

También forma parte de una suite de ofimática integral, pero en el caso de no necesitar el resto de las aplicaciones, sólo podemos instalar lo que nos interese.
Si lo deseas, puedes descargar OpenOffice Calc de forma gratuita pulsando sobre este enlace.

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Hojas de cálculo online

En el caso de que no desees instalar ninguna aplicación de hoja de cálculo en la PC, siempre podremos optar por utilizar una hoja de cálculo online, tipo de aplicación que ofrece ciertas ventajas para todos aquellos usuarios que viajan o se mueven mucho, como por ejemplo poder acceder a las planillas desde cualquier dispositivo y ubicación, en todo momento del día.

Hoja de cálculo Google Drive

Google Drive, además de su faceta como almacenamiento en la nube, brinda algunos otros servicios relacionados con la oficina, como por ejemplo un procesador de texto, un creador de presentaciones y una hoja de cálculos, entre otros.

Todos ellos ofrecen como principal característica ser servicios basados en la nube, es decir online, incluso la mencionada hoja de cálculo. La misma posee todas las características básicas del software de este tipo, y cumple a la perfección con lo que promete.

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Con respecto a los formatos de hoja de hoja de cálculo que puede manejar, incluye los formatos de Excel, por lo cual no tendremos ningún problema al abrir, exportar o trabajar con el formato de hoja de cálculo de Microsoft.

Si lo deseas, puedes probar la hoja de cálculo de Google pulsando sobre este enlace.

Excel online

Al igual que Google, Microsoft también ofrece a sus usuarios la posibilidad de poder contar con una oficina en la nube, pero con la particularidad de hacerlo mediante las herramientas más populares del mercado como Word, Excel, PowerPoint y demás.

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Además de las obvias ventajas de estas aplicaciones de oficina, el tema de la compatibilidad de formatos de hojas de cálculo está completamente asegurado, por más compleja que sea la planilla de cálculo, no tendremos ningún problema al usarla desde la nube o desde la computadora.

SI lo deseas, puedes probar Excel online pulsando sobre este enlace.

Aplicaciones de hojas de cálculo en el celular

Hasta el momento, hemos hablado solamente de las aplicaciones de hoja de cálculo para computadoras, pero ¿qué pasa con los teléfonos inteligentes?

En la actualidad un celular es mucho más que un simple teléfono, ya que con ellos podemos realizar tareas que hasta el momento sólo estaban reservadas para PC de escritorio y portátiles. Gracias a los potentes procesadores y gran cantidad de memoria que incorporan los celulares de hoy, podemos también llevar en ellos todo lo relacionado con una oficina, donde por supuesto también se incluye la posibilidad utilizar aplicaciones de hojas de cálculo.

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En este sentido son varias las ofertas en el mercado, empezando por Microsoft Excel y las hojas de cálculo de Google.

Hojas de cálculo de Google

Sin duda alguna, las hojas de cálculo de Google es una de las mejores apps disponible. Ofrece múltiples funciones, es muy veloz, cuenta con la garantía de Google y además es gratuita. Además, en conjunto con las demás apps que conforman Google Docs, es una herramienta imprescindible para cualquier entorno de oficina.

Algunas de las características más destacables de Hojas de cálculo de Google son por ejemplo la posibilidad de utilizar archivos de Microsoft Excel sin problemas, una interfaz simple pero muy efectiva y además la posibilidad de usar la aplicación aun cuando no contamos con conexión a Internet.

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SI lo deseas, puedes obtener más información sobre las hojas de cálculo de Google pulsando sobre este enlace.

Microsoft Excel

A pesar que Android es una plataforma propiedad de Google, Microsoft no ha querido quedarse fuera de ese mercado, y es por ello que ha apostado a desarrollar versiones para este sistema operativo de varias de sus aplicaciones estrellas, como OneDrive, Word y Excel, por citar sólo unos pocos ejemplos.

Cuando Microsoft dio este paso en 2015 lanzando Office para Android, la verdad es que dejó impresionados a muchos, y no es para menos, ya que la gran calidad y capacidad de trabajo de estas aplicaciones era excelente, lo que se mantiene hasta la actualidad. Hasta ese momento, Excel formaba parte del paquete Office, pero luego decidieron separar los componentes en aplicaciones separadas, logrando una mejor flexibilidad.

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Entre las principales características de Excel para la plataforma de Google podemos mencionar la posibilidad de cargar casi cualquier formato de hoja de cálculo sin perder integridad de diseño o formato. Asimismo ofrece compatibilidad para todas las fórmulas, tablas, gráficos e incluso líneas Sparklines de Excel para escritorio.

Si lo deseas, puedes conocer más acerca de Microsoft Excel para Android pulsando sobre este enlace.

Polaris Office

Sin duda alguna, la mejor característica de Polaris Office es la impresionante cantidad de herramientas que ofrecen, y que pueden llegar a funcionar como un reemplazo de las apps ofrecidas por Microsoft y Google, tal es la calidad que tienen.

Entre las mejores características y opciones que ofrecen es digno de destacar que Polaris Office es capaz de crear, abrir y editar cualquier hoja de cálculo de Microsoft Excel, además ofrece soporte a más de 300 fórmulas, 20 tipos de gráficos, plantillas y dibujo y todo tipo de filtros.

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Otra característica notable de Polaris Office es que nos ofrece la posibilidad tanto de guardar los archivos generados con la app en el propio dispositivo, como de almacenarlos en la nube, y para ello ofrece soporte Dropbox, Google Drive, OneDrive y Box.

Pero quizás una de las funcionalidades más interesantes de Polaris Office es la compatibilidad con Google Chromecast, que nos permite transmitir todos los documentos, hojas de cálculo y presentaciones con las que estemos trabajando a cualquier pantalla que también sea compatible con la tecnología Chromecast.

No cabe ninguna duda de que esta capacidad será bien aprovechada por todos aquellos que necesiten mostrar hojas de cálculo a un público y que no tenga disponible un proyector para hacerlo.

Por último, si bien Polaris Office es gratuito, también ofrece una suscripción de tipo “Premium”, que incluye la posibilidad de exportar todos los formatos de archivo como archivos PDF, proteger nuestros archivos más importantes con contraseña, un sistema de búsqueda para localizar de manera sencilla y rápida nuestros documentos y mucho más.

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Si lo deseas, puedes obtener más información acerca de Polaris Office pulsando sobre este enlace.

WPS Office

Aunque parezca extraño, WPS Office para Android tiene más cantidad de descargas que las aplicaciones de Google o Microsoft. Este hecho habla a las claras de la gran calidad de esta app y de las funciones que ofrece. Además de ello, es totalmente gratuita, y cuando decimos gratuita es debido a que no muestra ni anuncios ni compras en la aplicación.

Entre las principales características de WPS Office se encuentran ser compatible con Google Drive y Dropbox, como así también la posibilidad de poder crear, abrir y editar casi todos los formatos de hoja de cálculo.

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A pesar de que no ofrece la cantidad de funciones de cálculo que ofrecen otras apps como Excel, lo cierto es que para un uso como el que le podríamos dar en el teléfono son más que suficientes.

Si lo deseas, puedes conocer más acerca de WPS Office pulsando sobre este enlace.