¿Para qué sirve una hoja de cálculo?
Las hojas de cálculo son uno de los tipos de documentos más usados, y podría decirse que son uno de los pilares más importantes para mantener funcionando cualquier oficina o pequeña empresa.
En este ámbito están Excel, Calc y muchas otras. ¿Cuál es mejor? ¿Qué se puede hacer con ellas? ¿Quieres saberlo?
Qué vas a encontrar aquí: Para qué sirve una hoja de cálculo? Características de una hoja de cálculo. Historia y ejemplos de la hoja de cálculo. Hojas de cálculo online y apps para el teléfono. Fórmulas de Excel esenciales.
La hoja de calculo
Sin duda alguna, una de las herramientas de informática que cambiaron para siempre como las empresas, tanto grandes como pequeñas, se desenvuelven en sus tareas habituales son las llamadas suites de ofimática, más precisamente aplicaciones como Microsoft Office u OpenOffice.
Este tipo de software, sin llegar a tener la complejidad del software de BI, CRM o ERP, hoy en día es una pieza fundamental para lograr que todo transcurra sin problemas, convirtiéndose en uno de los pilares más importantes en donde se apoyan cientos de miles de negocios en todo el mundo para la gestión económica y productiva.
Sin embargo, el engranaje clave de este tipo de suites de oficina es la aplicación de hoja de cálculo que incluye la herramienta estrella que permite introducir prácticamente cualquier estructura de datos y calcular todo tipo de operaciones en torno a ellos.
Si estás por comenzar un emprendimiento y te interesa saber cómo puede ayudarte una hoja de cálculo a ponerlo en marcha, lo mejor que puedes hace es seguir leyendo el resto del post, en el cual encontrarás información más que interesante y útil.
Cómo surge el nombre de hoja de cálculo?
Antes de las computadoras y las bases de datos, se utilizaban libros de contabilidad en papel.
Estos contenían páginas grandes con filas y columnas donde se iban escribiendo los datos numéricos y los textos.
El libro mayor constaba de dos páginas opuestas, o un pliego, pero se usaba como una sola página en la que “entraban” más columnas de datos.
De ahí surge el término "hoja de cálculo". Fue inspiración para las aplicaciones de software que hoy siguen teniendo filas y columnas donde se almacenan los datos.
Para qué sirve una hoja de cálculo?
Básicamente se trata de una herramienta para la gestión comercial en un negocio y que puede usarse con múltiples propósitos, por supuesto todos ellos relacionados con la manipulación informática de números y datos.
Una hoja de cálculo es capaz de organizar y gestionar enormes cantidades de datos, siendo el principal objetivo de la aplicación la posibilidad de obtener resultados interrelacionando dichos datos, con lo cual podrás tener un panorama exacto de los movimientos de una empresa.
Si bien en un principio las hojas de cálculo se desarrollaron para gestionar datos financieros de gran volumen, con el paso del tiempo este tipo de software se ha ido expandiendo a pequeños negocios, empresas y hasta incluso el hogar.
En estos espacios, la hoja de calculo se utiliza para administrar presupuestos, gestionar bases de datos y también para análisis estadísticos.
También una hoja de cálculo se utiliza para hacer complejos cálculos de ganancias, impuestos, cheques, ingresos, stock y mucho más, los que se pueden automatizar, a través de fórmulas y macros, para no tener que repetir las operaciones cada vez que se necesitan.
Para ello, sólo necesitas ingresar los nuevos valores.
Estos valores, es decir los datos, se ingresan y almacenan en la hoja de cálculo en las llamadas tablas, las cuales poseen columnas y filas, denominándose donde ambas se juntan como celda, en donde se añaden las fórmulas para hacer las operaciones, o llamadas funciones, que son básicamente fórmulas ya preestablecidas.
Esto te brindará un resultado en un lugar puntual de dicha tabla, las que luego puedes enlazar con otras fórmulas y así sucesivamente hasta obtener resultados muy completos.
Un ejemplo muy simple de esto podría ser lo siguiente:
Aquí puedes ver que en la hoja de cálculo hemos ingresado dos números. El 6 en la columna “A” y el 4 en la columna “B”. En la columna “C” hemos ingresado una simple fórmula de suma, “A1+B1”, en la cual especificamos que se sumen los valores de las columnas “A” y “B”.
Características de una hoja de cálculo
Cuando la mayoría de la gente piensa en hojas de cálculo, piensa en la entrada de datos y en cálculos sencillos. Las nuevas hojas de cálculo son mucho más que una herramienta financiera.
Estos programas informáticos sirven como una forma sólida de ayudar a recopilar, organizar y analizar datos comerciales importantes.
Este tipo de software comparten la mayoría de las funciones básicas, sin las que por supuesto no sería una hoja de cálculo, como por ejemplo las columnas, las filas, las celdas, las fórmulas y demás.
Si bien cada producto es diferente, la mayoría incluye las siguientes funciones:
Filas y columnas
Utilizando una cuadrícula de filas y columnas, toda la información se organiza en un espacio fácil de leer.
Filtrar y visualizar datos
Puedes manejar todo tipo de tablas: tablas compuestas, tablas dinámicas.
También puedes crear listas desplegables, filtros y muchas otras funcionalides que te ayudarán a manipular los datos de tu hoja. Podrás realizar un ordenamiento de datos en función de múltiples criterios.
Es posible incluir, muy fácilmente todo tipo de gráficas: barras, líneas, torta y los que se te ocurran.
Fórmulas y funciones
Una hoja de cálculo te permite diseñar fórmulas a tu medida para poder extraer la información que necesites de tus datos.
Puedes crear una fórmula o función personalizada para realizar cálculos complejos o usar cualquiera de las que incluye la aplicación.
Las funciones evalúan valores, mientras que las fórmulas se utilizan para relacionar dos o más celdas de esa hoja de cálculo.
Las fórmulas más utilizadas incluyen aritmética básica, como suma, resta, división y multiplicación. Las funciones más utilizadas son: suma, promedio, recuento, mínima y máxima.
Hay funciones más avanzadas del tipo que te imagines.
Algunas de las funciones más habituales usadas en las hojas de cálculo son:
- Suma: Te permite añadir números a un rango de celdas.
- Promedio: Te posibilita calcular el valor promedio de un grupo de celdas.
- Redondeo: con la que puedes redondear los valores de una celda.
- Concatenar
- Contar
- Tendencia
Hay muchas otras funciones, en realidad cientos, ya que según la actividad que se realice, las funciones se adaptan a la misma.
Obviamente que además de las funciones propias de cálculo, las hojas de cálculo permiten realizar una completa edición de texto y datos, incluyendo la posibilidad de:
- Copiar
- Eliminar
- Mover celdas
- Pegar y cortar los datos almacenados en las celdas desde y hacia otras celdas
También puedes hacer lo mismo con los datos de columnas y filas enteras, incluso aún entre diferentes hojas de cálculo.
Formato personalizado
Puedes utilizar una infinidad de formatos que te ayudarán a organizar y mostrar tu información de la manera más atractiva.
También podrás usar funciones de formato condicional para cambiar el color o el estilo del texto de una celda dependiendo la información que contenga.
Historia de la hoja de cálculo
¿Recuerdas productos como VisiCalc, Lotus 1-2-3 y Quattro Pro? Fueron los nombres de las primeras hojas de cálculo.
Ellas ayudaron a lanzar la computadora personal, o PC, como una herramienta comercial que fuera utilizable.
Ahora bien, no fueron los primeros!
El concepto de la hoja de cálculo en una computadora se remonta a 1961, cuando el profesor Richard Mattessich, de la Universidad de California en Berkeley, fue el primero en aplicar un desarrollo de hojas de cálculo computarizadas para usar en contabilidad empresarial.
En aquella época existían los mainframes, que usaban un lenguaje de programación llamado FORTRAN IV.
En Julio de 1961, Mattessich escribe en un artículo "Modelos presupuestarios y simulación de sistemas" ("Budgeting Models and System Simulation") y luego en dos libros “Métodos contables y analíticos” ("Accounting and Analytical Methods") y “Simulación de la empresa, a través de un presupuesto” ("Simulation of the Firm Through a Budget Computer Program") (1964) que contienen ilustraciones impresas y el programa informático (escrito en FORTRAN IV por dos de sus asistentes de investigación, Tom C. Schneider y Paul A. .Zitlau).
En 1979 aparece VisiCalc, de la mano del desarrollador Dan Bricklin, quien tomó la idea de un profesor de la universidad donde asistía.
Según cuenta la historia, dicho profesor dibujo una tabla de cálculos en el pizarrón del aula, pero al equivocarse, tuvo que volver sobre sus pasos e introducir todos los datos nuevamente, una tarea pesada y repetitiva.
Este hecho motivo a Bricklin a pensar en cómo replicar el proceso de la tabla de cálculos del pizarrón pero en una computadora, añadiendo la posibilidad de poder corregir errores sin que rehacer el ingreso de todos los cálculos nuevamente.
La extraordinaria idea con el tiempo se convirtió en VisiCalc, la hoja de cálculo original y sobre la cual se basaron todas las que le siguieron en el camino.
Tal fue el impacto de VisiCalc en el mercado que la computadora personal dejó de ser un juguete para convertirse en una herramienta fundamental para gestionar el funcionamiento de empresas y negocios en todo Estados Unidos, expandiéndose más tarde a otros rincones del mundo.
El éxito que tuvo VisiCalc motivo a otros desarrolladores a seguir sus pasos, por lo que le siguieron en 1980 SuperCalc, Microsoft Multiplan en el 82, Lotus 1-2-3 en 1983, la hoja de cálculo de AppleWorks en el 84 y Excel en 1985, hasta llegar a nuestros días.
Ejemplos de hojas de cálculo
En la actualidad, la oferta de este tipo de software es amplia, y puedes contar con hojas de cálculo de altísima calidad incluso de forma gratuita.
A partir de este punto te ofreceremos un listado con las mejores hojas de cálculo gratuitas y pagas de la actualidad.
Microsoft Excel
Sin dudas la hoja de cálculo más extendida y popular del mercado.
Con miles de características, Excel con el paso del tiempo se ha convertido en un estándar, llevando a muchos usuarios incluso a pensar que es la única alternativa que existe, tal su penetración.
Lamentablemente el precio de Excel, contenido en Office, es bastante elevado, por lo cual muchas usuarios optan por la ilegalidad, antes de contemplar el uso de software libre o de uso gratuito como los que mencionaremos a continuación.
La suite de oficina Microsoft Office incluye entre otras aplicaciones, a Word, el procesador de textos más utilizado.
LibreOffice Calc
Una hoja de cálculos espectacular, completísima de funciones y características, pero al contrario de Excel, es completamente gratuita, sin que ello afecte su calidad o sus funciones.
Ten en cuenta que forma parte de una suite de oficina mucho más completa, pero puedes instalar solo la hoja de cálculo si así lo deseas.
Si lo deseas, puedes descargar LibreOffice gratis pulsando sobre este enlace.
OpenOffice Calc
Tanto la hoja de cálculo de LibreOffice como la de OpenOffice tienen los mismos orígenes, lo cual nos indica que ambos productos son de una calidad impresionante, y no tiene nada que envidiarle a Microsoft Excel.
Al igual que LibreOffice Calc, la hoja de cálculo de OpenOffice es completamente gratuita.
También forma parte de una suite de ofimática integral, pero en el caso de no necesitar el resto de las aplicaciones, sólo puedes instalar lo que te interese.
Si lo deseas, puedes descargar OpenOffice Calc de forma gratuita pulsando sobre este enlace.
Hojas de cálculo online
En el caso de que no desees instalar ninguna aplicación de hoja de cálculo en la PC, siempre puedes optar por utilizar una hoja de cálculo online.
Este tipo de aplicación ofrece ciertas ventajas sobre todo para usuarios que viajan o se mueven mucho, como por ejemplo poder acceder a las planillas desde cualquier dispositivo y ubicación, en todo momento del día.
Hoja de cálculo Google Drive
Google Drive, además de su faceta como almacenamiento en la nube, brinda algunos otros servicios relacionados con la oficina, como por ejemplo un procesador de texto, un creador de presentaciones y una hoja de cálculos, entre otros.
Todos ellos ofrecen como principal característica ser servicios basados en la nube, es decir online, incluso la mencionada hoja de cálculo.
La misma posee todas las características básicas del software de este tipo, y cumple a la perfección con lo que promete.
Con respecto a los formatos de hoja de hoja de cálculo que puede manejar, incluye los formatos de Excel, por lo cual no tendrás ningún problema al abrir, exportar o trabajar con el formato de hoja de cálculo de Microsoft.
Si lo deseas, puedes probar la hoja de cálculo de Google pulsando sobre este enlace.
Excel online
Al igual que Google, Microsoft también ofrece a sus usuarios la posibilidad de poder contar con una oficina en la nube.
En este caso la particularidad se centra en hacerlo mediante las herramientas más populares del mercado como Word, Excel, PowerPoint y demás.
Además de las obvias ventajas de estas aplicaciones de oficina, el tema de la compatibilidad de formatos de hojas de cálculo está completamente asegurado, por más compleja que sea la planilla de cálculo, no tendrás ningún problema al usarla desde la nube o desde la computadora.
Si lo deseas, puedes probar Excel online pulsando sobre este enlace.
Aplicaciones de hojas de cálculo en el teléfono
Hasta el momento, hemos hablado solamente de las aplicaciones de hoja de cálculo para computadoras, pero ¿qué pasa con los teléfonos inteligentes?
En la actualidad un celular es mucho más que un simple teléfono, ya que con ellos puedes realizar tareas que hasta el momento sólo estaban reservadas para PC de escritorio y portátiles.
Gracias a los potentes procesadores y gran cantidad de memoria que incorporan los celulares de hoy, puedes también llevar en ellos todo lo relacionado con una oficina, donde por supuesto también se incluye la posibilidad utilizar aplicaciones de hojas de cálculo.
En este sentido son varias las ofertas en el mercado, empezando por Microsoft Excel y las hojas de cálculo de Google.
Hojas de cálculo de Google
Sin duda alguna, las hojas de cálculo de Google es una de las mejores apps disponible. Ofrece múltiples funciones, es muy veloz, cuenta con la garantía de Google y además es gratuita.
Además, en conjunto con las demás apps que conforman Google Docs, es una herramienta imprescindible para cualquier entorno de oficina.
Algunas de las características más destacables de Hojas de cálculo de Google son:
- Posibilidad de utilizar archivos de Microsoft Excel sin problemas
- Interfaz simple pero muy efectiva.
- Permite usar la aplicación aun cuando no contamos con conexión a Internet.
Si lo deseas, puedes obtener más información sobre las hojas de cálculo de Google pulsando sobre este enlace.
Microsoft Excel
A pesar que Android es una plataforma propiedad de Google, Microsoft no ha querido quedarse fuera de ese mercado.
Por ello ha apostado a desarrollar versiones para este sistema operativo de varias de sus aplicaciones estrellas, como OneDrive, Word y Excel, por citar sólo unos pocos ejemplos.
Cuando Microsoft dio este paso en 2015 lanzando Office para Android, la verdad es que dejó impresionados a muchos, y no es para menos, ya que la gran calidad y capacidad de trabajo de estas aplicaciones era excelente, lo que se mantiene hasta la actualidad.
Hasta ese momento, Excel formaba parte del paquete Office, pero luego decidieron separar los componentes en aplicaciones separadas, logrando una mejor flexibilidad.
Entre las principales características de Excel para la plataforma de Google podemos mencionar:
- Posibilidad de cargar casi cualquier formato de hoja de cálculo sin perder integridad de diseño o formato.
- Ofrece compatibilidad para todas las fórmulas, tablas, gráficos e incluso líneas Sparklines de Excel para escritorio.
Si lo deseas, puedes conocer más acerca de Microsoft Excel para Android pulsando sobre este enlace.
Polaris Office
Sin duda alguna, la mejor característica de Polaris Office es la impresionante cantidad de herramientas que ofrecen.
Por ello puede llegar a funcionar como un reemplazo de las apps ofrecidas por Microsoft y Google. Tal es la calidad que tiene.
Entre las mejores características y opciones que ofrecen es digno de destacar:
- Es capaz de crear, abrir y editar cualquier hoja de cálculo de Microsoft Excel.
- Ofrece soporte a más de 300 fórmulas, 20 tipos de gráficos, plantillas y dibujo y todo tipo de filtros.
- Ofrece la posibilidad tanto de guardar los archivos generados con la app en el propio dispositivo, como de almacenarlos en la nube, y para ello ofrece soporte Dropbox, Google Drive, OneDrive y Box.
- Compatibilidad con Google Chromecast, que te permite transmitir todos los documentos, hojas de cálculo y presentaciones con las que estés trabajando a cualquier pantalla que también sea compatible con la tecnología Chromecast.
Por último, si bien Polaris Office es gratuito, también ofrece una suscripción de tipo “Premium”, que incluye:
- Posibilidad de exportar todos los formatos de archivo como archivos PDF.
- Proteger los archivos más importantes con contraseña.
- Sistema de búsqueda para localizar de manera sencilla y rápida documentos.
Si lo deseas, puedes obtener más información acerca de Polaris Office pulsando sobre este enlace.
WPS Office
Aunque parezca extraño, WPS Office para Android tiene más cantidad de descargas que las aplicaciones de Google o Microsoft.
Este hecho habla a las claras de la gran calidad de esta app y de las funciones que ofrece. Además de ello, es totalmente gratuita, y cuando decimos gratuita es debido a que no muestra ni anuncios ni compras en la aplicación.
- Entre las principales características de WPS Office se encuentran:
- Compatibilidad con Google Drive y Dropbox.
- Permite crear, abrir y editar casi todos los formatos de hoja de cálculo.
A pesar de que no ofrece la cantidad de funciones de cálculo que ofrecen otras apps como Excel, lo cierto es que para un uso como el que le puedes dar en el teléfono son más que suficientes.
Si lo deseas, puedes conocer más acerca de WPS Office pulsando sobre este enlace.
Fórmulas de Excel esenciales
Si llegaste hasta aquí, es posible que estés decidido a aprender acerca del uso de este tipo de programas, que pueden serte muy útiles para muchos de los trabajos que llevas adelante, tanto en el trabajo, como en la escuela o el hogar.
Si bien en el mercado existe una variada oferta de software de planillas de cálculo gratis, de pago, para escritorio y en la nube, como lo has visto a lo largo de este post, lo cierto es que Excel es el estándar de la industria para este tipo de tareas.
Por eso si decidiste comenzar a aprender sobre cómo usar planillas de cálculo, nada mejor que hacerlo mediante Microsoft Excel.
Como sabes, las fórmulas son la parte más importante de cualquier hoja de cálculo, ya que son el engranaje fundamental para que las cifras tomen su correspondiente lugar en el trabajo que estás realizando.
Por este motivo, y con el objetivo de que puedas ir acercándote al modo de trabajo de Excel, a partir de este punto conocerás algunas de las fórmulas más sencillas y comunes de la hoja de cálculo más usada del mundo.
Las fórmulas que verás a continuación, si bien son las más simples que puedes encontrar en las hojas de cálculo, en realidad son el punto de partida hacia operaciones mucho más complejas, ya que pueden ser combinadas entre ellas y lograr objetivos más completos.
Suma en Excel
La fórmula de suma en Excel adiciona los valores que contienen las celdas en su interior. Es capaz de sumar tanto celdas consecutivas como separadas.
Ejemplo: =SUMA(A1:A25)
Resta en Excel
La fórmula de resta en Excel puede restar los valores de dos celdas tan sólo usando el operador de resta “-“.
Ejemplo: = A8 – A9
Multiplicación en Excel
La fórmula de multiplicación en Excel sirve para multiplicar los valores de dos celdas, que pueden ser consecutivas o separadas. Para ello sólo debes usar el operador “*”.
Ejemplo: = A112 * A151 * A51 * A94
División en Excel
La fórmula de multiplicación en Excel es muy útil para dividir los valores de dos celdas, para lo cual debes usar el operador “/”.
Ejemplo: = A10 / C10
Ten en cuenta que Microsoft Excel siempre respetará el orden lógico de las operaciones matemáticas, es decir las multiplicaciones y divisiones primero, luego las sumas y finalmente las restas.
Asimismo soporta el uso de los paréntesis con el objetivo de dar prioridad a ciertas operaciones sobre las demás.
Un ejemplo de ello sería:
= (A5 + C8) * C9 / 12 + (D3 – D2).