Videoconferencia: Cómo comenzar

Sin lugar a dudas, la tecnología de la videoconferencia se ha convertido en la actualidad en una de las plataformas más utilizadas a lo largo y ancho de todo el planeta para las comunicaciones, ya que este tipo de técnica posee el valor agregado de la imagen, a diferencia de los tradicionales métodos de comunicación que sólo disponen de audio. Lo cierto es que aunque parezca un sistema complejo, cualquier usuario, incluso el menos experimentado puede hacer uso de la videoconferencia, con sólo disponer de una serie de elementos necesarios para ello.

Por supuesto, que dependiendo de qué tipo de videoconferencia deseemos realizar, variarán los componentes que se requerirán para llevar a cabo la comunicación. No obstante, por lo general para una videoconferencia sólo se necesita de una cámara web, un micrófono, altavoces y una computadora, como podremos ver de forma más detallada más abajo en este mismo post.

Videoconferencia: ¿Qué necesito para empezar?

En el mercado actual podemos hallar una gran variedad de equipos, incluso aquellas computadoras que ya salen de fábrica con todo lo necesario para ser utilizadas para videoconferencias, como por ejemplo los PC portátiles. En tanto, las PC de escritorio requieren hardware adicional que le permita disponer de la plataforma física adecuada para establecer una comunicación mediante videoconferencia.

Básicamente, los requisitos más comunes para poder comenzar a establecer una videoconferencia consisten en un micrófono, un juego de altavoces, una webcam, una computadora y una conexión a Internet.

En lo que se refiere al micrófono, lo mejor es optar por uno de buena calidad, a través del cual sea posible captar las voces de toda la habitación. En el mercado existen diferentes tipos de micrófonos disponibles para utilizar en videoconferencias, desde aquellos tradicionales con sistema omnidireccional, los multidireccionales, e incluso los que incluyen el audífono. Mejor aún si el micrófono que utilizamos tiene conexión USB.

En cuanto a la pantalla o monitor de la computadora, en algunos casos se suele optan por utilizar monitores adicionales durante una videoconferencia, para lo cual puede ser incluida por ejemplo una pantalla plana de mayor tamaño. Esto suele utilizarse cuando la videoconferencia implica la participación de un gran número de personas.

Uno de los elementos esenciales es la incorporación de una cámara web. Si bien algunos usuarios suelen utilizar la cámara que posee preinstalada su computadora, lo cierto es que para videoconferencias lo ideal es optar por una webcam externa, que generalmente ofrecen mejor calidad de imagen, ya sea a través de cableado o inalámbrica.

Hoy en día existen cámaras para todos los gustos y presupuestos, y por supuesto cuanto más costosa sea la misma, mayor será la calidad de imagen que entregue.

En este sentido, es importante destacar que uno de los aspectos fundamentales a tener en cuenta para la compra de una cámara web es la resolución que posee, ya que cuanto mayor sea la resolución, mejor será la calidad de imagen, y mejor para la videoconferencia. Lo cierto es que para que una videoconferencia ofrezca una imagen medianamente decente, lo ideal es optar por una cámara web que posea al menos 720p de resolución.

Por otra parte, al adquirir la nueva cámara es sumamente importante que comprobemos que la misma sea compatible con el sistema operativo que tenemos instalado en nuestra computadora, ya que si bien casi todos los periféricos hoy poseen compatibilidad para Windows, no sucede lo mismo si somos usuarios de Linux.

Otro de los puntos realmente importantes reside en las aplicaciones que podemos utilizar para establecer una videoconferencia. Es por ello que a partir de este punto, conoceremos cuáles son los mejores programas para videoconferencias que existen en la actualidad.

¿Qué programa es el más adecuado para la videoconferencia?

Uno de los aspectos fundamentales para lograr llevar a cabo una videoconferencia efectiva es, sin lugar a dudas, el software. Muchas veces cometemos el error, quizás por nuestra falta de experiencia, de utilizar herramientas y aplicaciones que nos permiten sacar el mayor provecho de esta tecnología, por lo cual es importante seleccionar cuidadosamente el programa a través del cual estableceremos comunicación.

En principio, uno de los criterios que hay que tener en cuenta para elegir el software adecuado para realizar una videoconferencia, es determinar la cantidad de personas que participarán de la reunión virtual. Al mismo tiempo, también debemos tener presente que los sistemas operativos utilizados por todos los participantes de la comunicación sean compatibles con la herramienta seleccionada. De lo contrario, será imposible hacer uso de esta interesante plataforma.

Cabe destacar al respecto, que una gran cantidad de programas de software para videoconferencia, incluso aquellos que gozan de gran popularidad por estos días, suelen tener un límite estricto sobre la cantidad de personas que pueden participar de las conferencias al mismo tiempo. Por ello, debemos ser previsores y siempre calcular el número máximo de usuarios con los cuales podremos llegar a comunicarnos por esta vía.

Por otra parte, algunos programas de videoconferencia sólo funcionan en determinados sistemas operativos, por lo que si somos usuarios de Windows no sólo debemos buscar una aplicación compatible con dicho OS, sino que además es recomendable utilizar una herramienta que posea compatibilidad con Linux y con Mac, con el objetivo de poder establecer una comunicación con cualquier individuo, indistintamente del sistema operativo que utilice en su PC.

Por supuesto que en el último de los casos podemos también llegar a recurrir a algún software de videoconferencia basado en un navegador web o en alguno de los programas de video más populares, los cuales por lo general suelen tener respaldo para todos los sistemas operativos, pero lo cierto es que este tipo de herramientas no siempre es totalmente fiable.

Otro de los aspectos que se han de tener en cuenta al elegir el software para videoconferencia reside en la cantidad de opciones y funcionalidades que nos brinde el programa. En este sentido, podemos optar por aplicaciones básicas, o bien aquellas más complejas que reúnen mayores características de uso. Por supuesto que esto dependerá del uso y la frecuencia que le daremos a la videoconferencia.

También es importante definir cuánto estamos dispuestos a pagar, ya lo que cierto es que dependiendo de las características del software, el mismo podrá aumentar o disminuir su valor. Por otra parte, también podemos optar por elegir alguno de los programas de videoconferencia gratuitos disponibles tales como Facetime, Hangouts o Line, que si bien poseen menor cantidad de funcionalidades, lo cierto es que permiten llevar a cabo videoconferencias básicas sin inconvenientes, por lo que son ideales para el uso personal y hogareño.

Lo cierto es que si optamos por un software gratuito, debemos tener en cuenta que muchos de estos programas no suelen permitir más de 10 usuarios a la vez en una misma comunicación.

En este sentido, una de las plataformas que reúne todas las condiciones para convertirse en la app de videoconferencias favorita es Skype, una herramienta realmente sencilla de utilizar y que nos acerca la posibilidad de conocer las ventajas de la videoconferencia de manera fácil y rápida, además es gratuita y podemos utilizarla en Windows, Android, Mac, Linux, Xbox, iPhone y otros.

La mejor app de videollamada, chat e intercambio de archivos: Skype

Skype es desde ya hace mucho tiempo la aplicación de videollamadas preferida de la mayoría de los usuarios, tanto a nivel empresarial como hogareño, ya que en un sola interfaz podemos resolver todas nuestras necesidades de conexión, incluyendo la posibilidad de hacer una videollamada, enviar mensajes de texto, chatear e intercambiar archivos de manera muy sencilla, rápida y con una fluidez y calidad sobresalientes.

Además incluye otras características por las cuales Skype se diferencia del resto, ya que están orientadas a la facilidad de uso, algo muy necesario para no enredarse con opciones y ajustes que nos hacen perder tiempo. Mediante Skype podemos ver la imagen de nuestro interlocutor en una ventana o bien en modo pantalla completa, e inicio de videollamada automática si la cámara web está activada, entre muchas otras características, como la posibilidad de entablar un chat entre múltiples usuarios mediante invitación.

Otro punto en donde Skype se convierte en una aliado indispensable en cuando tenemos que intercambiar archivos con las personas con las que estamos chateando. Para ello, lo único que tenemos que hacer es pulsar sobre el icono de “Enviar archivo” y luego selecciona el documento que deseamos enviar.

Algunas opciones facilitan el acceso al chat. Por ejemplo, si hacemos clic con en el botón derecho del mouse en el cuadro de texto de la discusión, obtendremos un nuevo menú. Este menú nos permite borrar el contenido de la ventana o realizar una búsqueda por palabras clave a lo largo de la discusión, entre muchas otras funciones.

Truco para aumentar el ancho de banda en las videoconferencias

A medida que la evolución de Internet y su alcance se han hecho cada vez más notorios, y las posibilidades que nos brinda la red de redes se han convertido en una parte fundamental de nuestra vida cotidiana, sin lugar a dudas experimentamos un significativo cambio en lo que respecta a las comunicaciones. Tal es el caso de lo que sucede actualmente con el tema que tratamos en este post, las videoconferencias,

Ya sea para uso personal, es decir para mantener una charla interactiva y en vivo con algún amigo o familiar que resida en algún país extranjero, o bien como herramienta de comunicación para las empresas, las videoconferencias nos han permitido derribar las distancias y se han convertido de una de las utilidades tecnológicas más utilizadas de los últimos tiempos.

Ahora bien, como todos sabemos, además de los dispositivos y el software necesario que se requiere para establecer una comunicación de videoconferencia, uno de los puntos fundamentales para el eficaz y correcto funcionamiento de la misma reside en el ancho de banda disponible en nuestra conexión a Internet.

Por ello, es sumamente importante tener en cuenta una serie de pautas que nos permitirán maximizar el ancho de banda disponible para el flujo de la videoconferencia, a fin de obtener una mejor experiencia en lo que respecta a la recepción y envío de los datos de audio y video.

Para ello, y aunque tengamos una computadora potente es importante optimizar su rendimiento, por lo que en principio debemos reducir al mínimo posible la cantidad de dispositivos y programas que utilizan la conexión, y que para la videoconferencia no necesitamos. Esto puede incluir dispositivos inalámbricos tales como computadoras portátiles y smartphones, siempre que la videoconferencia esté siendo transmitida a través de un router inalámbrico.

Por otra parte, debemos corroborar que tanto el hardware como el software que utilizaremos estén configurados correctamente para poder manejar la conexión de la manera adecuada.

Asimismo, será necesario desactivar las actualizaciones automáticas, el escaneo de virus y algunos puertos de firewall, con el objetivo de evitar que el bloqueo o la descarga de actualizaciones disminuyan el ancho de banda de la transmisión de video en el momento en que mantenemos la comunicación. Además, si buscamos obtener una buena calidad de imagen, será imprescindible contar en nuestra computadora con una buena placa de video.

Por supuesto que para lograr que esta optimización de la velocidad en el ancho de banda funcione, será necesario que en cada extremo  de la comunicación las cosas funciones de la misma manera, es decir que tanto nosotros como la persona con la que nos comunicamos lleve a cabo estas pautas de optimización.